Microsoft Copilot für Microsoft 365 klingt einfach: ein Add-on pro Nutzer, KI direkt in Word, Excel, Outlook und Teams. Die eigentliche Frage ist nicht der Listenpreis, sondern: Für wen im Unternehmen lohnt es sich, und wie stellt man das fest, bevor man 50 Lizenzen kauft?
Stand: September 2026. Microsoft ändert Preise, Paketierung und Funktionsumfang von Copilot regelmäßig. Die genannten Beträge sind Listenpreis-Größenordnungen – Ihren tatsächlichen Preis prüfen wir gegen Ihr bestehendes Lizenzmodell.
Was kostet Copilot?
Der Copilot für Microsoft 365 liegt beim Listenpreis in der Größenordnung von 28–30 € pro Nutzer und Monat, zusätzlich zur bestehenden Microsoft-365-Lizenz und üblicherweise mit Jahresbindung. Für 25 Nutzer sind das rund 8.500 € pro Jahr.
Wichtig: Copilot setzt eine geeignete Microsoft-365-Basislizenz voraus (Business Standard/Premium oder ein E-Plan). Wer noch auf älteren oder gemischten Lizenzen sitzt, hat hier einen Zwischenschritt – der sich oft ohnehin lohnt.
Die einfache ROI-Rechnung
Copilot spart Zeit bei wiederkehrender Schreib-, Such- und Auswertungsarbeit. Die Rechnung ist deshalb eine Zeitrechnung:
| Annahme | Wert im Beispiel |
|---|---|
| Interner Stundensatz (Vollkosten) | 55 € |
| Copilot-Kosten pro Nutzer/Monat | 29 € |
| Break-even: eingesparte Zeit pro Monat | ca. 32 Minuten |
| Break-even pro Arbeitstag (bei 20 Tagen) | ca. 1,6 Minuten |
Anders gesagt: Wer durch Copilot pro Tag weniger als zwei Minuten spart, bei dem trägt sich die Lizenz bereits. Bei Rollen mit viel Korrespondenz, Protokollen, Angeboten oder Recherche ist die reale Ersparnis deutlich höher – oft 20–45 Minuten pro Tag. Bei Rollen ohne diese Aufgaben kann sie nahe null liegen.
Für wen es sich lohnt – und für wen nicht
| Hoher Nutzen | Geringer Nutzen |
|---|---|
| Vertrieb & Angebotswesen, Assistenz & Büro-Organisation, Projektleitung, Marketing, Geschäftsführung, Personal, alle mit vielen Meetings und E-Mails | Reine Produktions- oder Lagertätigkeit, Rollen mit Fachsoftware statt Office, Personen mit sehr geringem Schreibaufkommen |
Deshalb ist die richtige Einführung fast nie „alle oder niemand“, sondern eine bewusste Auswahl von Rollen – mit der Option, später auszuweiten.
Der Weg zur Entscheidung
- Kandidaten-Rollen benennen. 5–15 Personen, bei denen Schreib- und Recherchearbeit einen großen Teil des Tages ausmacht.
- Lizenz-Basis prüfen. Erfüllen diese Nutzer die Voraussetzungen? Falls nicht: erst die Basis sauber aufsetzen.
- Vier bis acht Wochen testen. Mit klaren Anwendungsfällen und einer kurzen Einschulung – ohne Schulung bleibt die Hälfte des Nutzens liegen.
- Nachfragen, nicht raten. Kurzes Feedback der Testgruppe: Wo hat es geholfen, wo nicht? Danach die Lizenzzahl festlegen.
- Governance festlegen. Copilot greift auf alles zu, worauf der Nutzer Zugriff hat – vorher Berechtigungen und Freigaben in SharePoint/Teams aufräumen.
Der Governance-Punkt ist kein Nebensatz. Copilot macht schlecht gepflegte Zugriffsrechte sichtbar: Wenn ein Mitarbeiter Dateien öffnen kann, die er nicht sehen sollte, findet Copilot sie auch. Ein Berechtigungs-Check gehört vor den Rollout.
Copilot oder lokales LLM?
Copilot ist der schnellere Weg, wenn Ihre Daten in Microsoft 365 liegen dürfen und der Anwendungsfall „besser und schneller mit Office arbeiten“ heißt. Ein lokales LLM ist die Antwort, wenn besonders sensible Daten (Gesundheit, Mandate, Konstruktion) im Haus bleiben müssen oder wenn es um automatisierte Massenverarbeitung geht. Viele Unternehmen fahren am Ende beides – wir grenzen das im Assessment sauber ab.
Häufige Fragen
Sind unsere Daten bei Copilot sicher?
Inhalte aus Ihrem Microsoft-365-Mandanten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet und verbleiben im Mandanten-Kontext. Ob das für Ihre Datenkategorien ausreicht, ist eine eigene Bewertung – besonders bei besonders geschützten Daten.
Gibt es Copilot auch günstiger?
Es gibt kostenfreie und günstigere Copilot-Varianten mit eingeschränktem Funktionsumfang, die aber nicht in Ihren Unternehmensdaten und Office-Dokumenten arbeiten. Für den Produktivnutzen im Unternehmen ist der Microsoft-365-Copilot gemeint.
Monatlich oder jährlich buchen?
Je nach Programm ist eine Jahresbindung üblich. Für einen Test lohnt sich, mit einer kleinen Zahl flexibel buchbarer Lizenzen zu starten und erst danach das Jahresvolumen festzulegen.
Dieser Beitrag ersetzt keine Lizenzberatung. Preise und Bedingungen von Microsoft ändern sich; maßgeblich ist Ihr Angebot.
Copilot-Readiness-Check
Wir prüfen Ihre Lizenz-Basis, wählen die Kandidaten-Rollen aus, räumen die Berechtigungen auf und begleiten den Test – damit Sie die richtige Lizenzzahl kaufen, nicht die bequeme.
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