Microsoft Copilot für Microsoft 365 klingt einfach: ein Add-on pro Nutzer, KI direkt in Word, Excel, Outlook und Teams. Die eigentliche Frage ist nicht der Listenpreis, sondern: Für wen im Unternehmen lohnt es sich, und wie stellt man das fest, bevor man 50 Lizenzen kauft?
Stand: September 2026. Microsoft ändert Preise, Paketierung und Funktionsumfang von Copilot regelmäßig. Die genannten Beträge sind Listenpreis-Größenordnungen – Ihren tatsächlichen Preis prüfen wir gegen Ihr bestehendes Lizenzmodell.
Was kostet Copilot?
Der Copilot für Microsoft 365 liegt beim Listenpreis in der Größenordnung von 28–30 € pro Nutzer und Monat, zusätzlich zur bestehenden Microsoft-365-Lizenz und üblicherweise mit Jahresbindung. Für 25 Nutzer sind das rund 8.500 € pro Jahr.
Wichtig: Copilot setzt eine geeignete Microsoft-365-Basislizenz voraus (Business Standard/Premium oder ein E-Plan). Wer noch auf älteren oder gemischten Lizenzen sitzt, hat hier einen Zwischenschritt – der sich oft ohnehin lohnt.
Die Gesamtkosten im Überblick
Der Listenpreis ist nur ein Teil der Rechnung. Für eine belastbare Entscheidung brauchen Sie alle Kostenblöcke, auch die, die nicht auf der Lizenzrechnung stehen.
| Kostenblock | Was dahinter steckt | Einordnung |
|---|---|---|
| Copilot-Lizenz | 28–30 € pro Nutzer und Monat, üblicherweise mit Jahresbindung | laufend, pro Nutzer |
| Basislizenz | Copilot setzt Business Standard, Business Premium oder einen E-Plan voraus | nur nötig, wenn Nutzer noch auf älteren Lizenzen sitzen |
| Berechtigungs-Check | Freigaben in SharePoint und Teams aufräumen, bevor Copilot startet | einmalig, Aufwand je nach Datenbestand |
| Einschulung | Kurze Schulung mit konkreten Anwendungsfällen aus dem Alltag | Arbeitszeit der Teilnehmenden plus Vorbereitung |
| Betreuung | Fragen beantworten, Richtlinie pflegen, Nutzung auswerten | laufend, gering |
In der Praxis sind die größten Posten selten die Lizenzen. Teurer wird es, wenn ohne Einschulung Zeit verloren geht oder Zugriffsrechte, die sich über Jahre angesammelt haben, erst nach dem Start auffallen.
Die einfache ROI-Rechnung
Copilot spart Zeit bei wiederkehrender Schreib-, Such- und Auswertungsarbeit. Die Rechnung ist deshalb eine Zeitrechnung:
| Annahme | Wert im Beispiel |
|---|---|
| Interner Stundensatz (Vollkosten) | 55 € |
| Copilot-Kosten pro Nutzer/Monat | 29 € |
| Break-even: eingesparte Zeit pro Monat | ca. 32 Minuten |
| Break-even pro Arbeitstag (bei 20 Tagen) | ca. 1,6 Minuten |
Anders gesagt: Wer durch Copilot pro Tag weniger als zwei Minuten spart, bei dem trägt sich die Lizenz bereits. Bei Rollen mit viel Korrespondenz, Protokollen, Angeboten oder Recherche ist die reale Ersparnis deutlich höher – oft 20–45 Minuten pro Tag. Bei Rollen ohne diese Aufgaben kann sie nahe null liegen.
Was der Break-even für Ihr Team bedeutet
Die Grafik zeigt die Rechnung von oben in Bildform: Schon knapp zwei Minuten Ersparnis pro Tag decken die Lizenz. Ab da wächst der Nutzen schnell. Entscheidend ist, wie viele Ihrer Mitarbeitenden diese Zeit tatsächlich sparen, und das lässt sich nur im Test feststellen.
Für ein Team mit 25 Mitarbeitenden ergeben sich je nach Ausbaustufe sehr unterschiedliche Größenordnungen:
| Variante | Lizenzen | Kosten pro Jahr (Listenpreis) | Das Team muss pro Monat sparen |
|---|---|---|---|
| Alle Mitarbeitenden | 25 | 8.400–9.000 € | gut 13 Stunden |
| Nur Büro-Rollen | 10 | 3.400–3.600 € | gut 5 Stunden |
| Pilotgruppe | 5 | 1.700–1.800 € | knapp 3 Stunden |
Rechnung mit 28–30 € pro Nutzer und Monat und rund 32 Minuten Break-even pro Nutzer und Monat, Stand September 2026. Prüfen Sie vor dem Kauf, welche Laufzeit für Pilotlizenzen möglich ist. Bei Jahresbindung ist der Pilot zugleich eine Jahresentscheidung. Deshalb lohnt sich die sorgfältige Auswahl der Testgruppe.
Für wen es sich lohnt – und für wen nicht
| Hoher Nutzen | Geringer Nutzen |
|---|---|
| Vertrieb & Angebotswesen, Assistenz & Büro-Organisation, Projektleitung, Marketing, Geschäftsführung, Personal, alle mit vielen Meetings und E-Mails | Reine Produktions- oder Lagertätigkeit, Rollen mit Fachsoftware statt Office, Personen mit sehr geringem Schreibaufkommen |
Deshalb ist die richtige Einführung fast nie „alle oder niemand“, sondern eine bewusste Auswahl von Rollen – mit der Option, später auszuweiten.
Der Weg zur Entscheidung
- Kandidaten-Rollen benennen. 5–15 Personen, bei denen Schreib- und Recherchearbeit einen großen Teil des Tages ausmacht.
- Lizenz-Basis prüfen. Erfüllen diese Nutzer die Voraussetzungen? Falls nicht: erst die Basis sauber aufsetzen.
- Vier bis acht Wochen testen. Mit klaren Anwendungsfällen und einer kurzen Einschulung – ohne Schulung bleibt die Hälfte des Nutzens liegen.
- Nachfragen, nicht raten. Kurzes Feedback der Testgruppe: Wo hat es geholfen, wo nicht? Danach die Lizenzzahl festlegen.
- Governance festlegen. Copilot greift auf alles zu, worauf der Nutzer Zugriff hat – vorher Berechtigungen und Freigaben in SharePoint/Teams aufräumen.
Der Governance-Punkt ist kein Nebensatz. Copilot macht schlecht gepflegte Zugriffsrechte sichtbar: Wenn ein Mitarbeiter Dateien öffnen kann, die er nicht sehen sollte, findet Copilot sie auch. Ein Berechtigungs-Check gehört vor den Rollout.
Typische Anwendungsfälle nach Rolle
Wo Copilot im Alltag ansetzt, hängt von der Rolle ab. Die folgende Übersicht hilft bei der Auswahl der Pilotgruppe:
| Rolle | Aufgabe im Alltag | Wo Copilot ansetzt |
|---|---|---|
| Vertrieb und Angebotswesen | Angebote, Nachfassmails, Kundenhistorie | Entwürfe in Word und Outlook, Zusammenfassung langer Mailverläufe |
| Assistenz und Büro | Terminabstimmung, Protokolle, Ablage | Zusammenfassungen von Teams-Besprechungen, Aufgaben aus Meetings |
| Projektleitung | Statusberichte, Abstimmungen | Berichtsentwürfe aus vorhandenen Dokumenten |
| Controlling und Verwaltung | Auswertungen in Excel | Analysen und Formelvorschläge in Excel |
| Geschäftsführung | Termine vorbereiten, Mitarbeitende informieren | Kurzfassungen von Unterlagen, Entwürfe für interne Mitteilungen |
Ob und wie gut das im Einzelfall funktioniert, hängt von Ihren Daten und Arbeitsweisen ab. Genau das klärt der Pilot.
Woran Sie nach dem Pilot erkennen, ob Copilot wirkt
Damit am Ende eine Entscheidung steht und kein Bauchgefühl, legen Sie vor dem Start fest, was Sie messen:
- Zeit: Messen Sie vorher und nachher zwei bis drei wiederkehrende Aufgaben, etwa ein Protokoll schreiben oder ein Angebot entwerfen.
- Nutzung: Wer arbeitet nach vier Wochen noch regelmäßig damit? Lizenzen ohne Nutzung sind der teuerste Fall.
- Qualität: Wie viel Nacharbeit brauchen die Ergebnisse? Ein schneller Entwurf, der komplett überarbeitet wird, spart nichts.
- Feedback: Drei Fragen an die Testgruppe: Wobei hat es geholfen? Wobei nicht? Würden Sie darauf verzichten?
Als Entscheidungsregel genügt: Behalten Sie Lizenzen für Personen, die den Break-even von rund 32 Minuten im Monat nachweislich erreichen, und für alle anderen nicht.
Copilot oder lokales LLM?
Copilot ist der schnellere Weg, wenn Ihre Daten in Microsoft 365 liegen dürfen und der Anwendungsfall „besser und schneller mit Office arbeiten“ heißt. Ein lokales LLM ist die Antwort, wenn besonders sensible Daten (Gesundheit, Mandate, Konstruktion) im Haus bleiben müssen oder wenn es um automatisierte Massenverarbeitung geht. Viele Unternehmen fahren am Ende beides – wir grenzen das im Assessment sauber ab.
Häufige Fragen
Sind unsere Daten bei Copilot sicher?
Inhalte aus Ihrem Microsoft-365-Mandanten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet und verbleiben im Mandanten-Kontext. Ob das für Ihre Datenkategorien ausreicht, ist eine eigene Bewertung – besonders bei besonders geschützten Daten.
Gibt es Copilot auch günstiger?
Es gibt kostenfreie und günstigere Copilot-Varianten mit eingeschränktem Funktionsumfang, die aber nicht in Ihren Unternehmensdaten und Office-Dokumenten arbeiten. Für den Produktivnutzen im Unternehmen ist der Microsoft-365-Copilot gemeint.
Monatlich oder jährlich buchen?
Je nach Programm ist eine Jahresbindung üblich. Für einen Test lohnt sich, mit einer kleinen Zahl flexibel buchbarer Lizenzen zu starten und erst danach das Jahresvolumen festzulegen.
Was kostet Copilot für 25 Mitarbeitende im Jahr?
Beim Listenpreis liegen 25 Lizenzen bei rund 8.400 bis 9.000 € pro Jahr, zusätzlich zur bestehenden Microsoft-365-Lizenz. Die meisten Unternehmen kaufen aber zunächst nur für einen Teil der Belegschaft, nämlich für die Rollen mit hohem Schreib- und Auswertungsanteil.
Brauche ich Business Premium für Copilot?
Voraussetzung ist eine geeignete Basislizenz, also Business Standard, Business Premium oder ein E-Plan. Premium ist nicht zwingend, wegen Sicherheit und Geräteverwaltung aber oft ohnehin sinnvoll. Die Einordnung finden Sie im Lizenz-Guide.
Wie lange dauert ein Pilot?
Rechnen Sie mit vier bis acht Wochen Testphase. Dazu kommt die Vorbereitung mit Berechtigungs-Check und Einschulung, je nach Datenbestand einige Tage bis wenige Wochen.
Kann ich Copilot nach dem Test wieder kündigen?
Das hängt von der vereinbarten Laufzeit ab. Üblich ist eine Jahresbindung. Klären Sie die Laufzeit vor dem Kauf, damit aus dem Test keine ungeplante Jahresentscheidung wird.
Sieht Copilot Dokumente, die ich nicht freigegeben habe?
Copilot greift auf das zu, worauf der jeweilige Nutzer Zugriff hat. Sind Freigaben zu weit gefasst, findet Copilot Inhalte, die niemand dort erwartet. Deshalb gehört ein Berechtigungs-Check vor den Rollout.
Lohnt sich Copilot für ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitenden?
Oft für drei bis fünf Rollen, nämlich dort, wo regelmäßig geschrieben, zusammengefasst oder ausgewertet wird. Die Rechnung ist dieselbe wie bei großen Teams: rund 32 Minuten Ersparnis pro Nutzer und Monat decken die Lizenz.
Was ist der Unterschied zwischen Copilot und ChatGPT?
Copilot arbeitet innerhalb von Microsoft 365 mit den Zugriffsrechten des Nutzers auf Ihre Daten. ChatGPT ist ein eigenständiger Dienst. Wenn Mitarbeitende ihn mit Firmendaten nutzen, braucht es klare Regeln. Die Abwägung finden Sie unter Lokale KI oder ChatGPT?.
Dieser Beitrag ersetzt keine Lizenzberatung. Preise und Bedingungen von Microsoft ändern sich; maßgeblich ist Ihr Angebot.
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Wir prüfen Ihre Lizenz-Basis, wählen die Kandidaten-Rollen aus, räumen die Berechtigungen auf und begleiten den Test – damit Sie die richtige Lizenzzahl kaufen, nicht die bequeme.
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