Ab einer gewissen Größe stellt sich die Frage: eigene IT-Kraft einstellen oder die Betreuung auslagern? Die ehrliche Antwort hängt weniger vom reinen Gehalt ab als von Verfügbarkeit, Fachbreite und Risiko. Dieser Beitrag rechnet beide Modelle durch – für einen Betrieb mit etwa 25 bis 50 Arbeitsplätzen.
Zu den Zahlen: Richtwerte für Österreich 2026, netto, gerundet. Gehalt, Nebenkosten und Dienstleisterpreise variieren nach Region und Umfang. Verstehen Sie die Rechnung als Größenordnung.
Modell 1: Eigener Systemadministrator
| Posten | pro Jahr |
|---|---|
| Bruttogehalt Systemadministrator (Vollzeit, mit Erfahrung) | 55.000–70.000 € |
| Lohnnebenkosten (rund 30 %) | 17.000–21.000 € |
| Arbeitsplatz, Weiterbildung, Zertifizierungen, Tools | 4.000–8.000 € |
| Summe | 76.000–99.000 € |
Dazu kommt, was in der Rechnung selten auftaucht:
- Urlaub und Krankheit. Eine Person ist rund ein Sechstel des Jahres nicht da – in dieser Zeit ist niemand zuständig oder Sie brauchen ohnehin einen Dienstleister als Vertretung.
- Fachbreite. Eine Kraft kann nicht gleichzeitig Netzwerk, Microsoft 365, Security, Backup, Firewall, ERP und KI auf Expertenniveau abdecken. Fehlendes Wissen wird trotzdem zugekauft.
- Kein Vier-Augen-Prinzip. Konfigurationen, Berechtigungen und Notfälle liegen bei einer Person – ein Klumpenrisiko.
- Rekrutierung. Gute Admins sind österreichweit schwer zu finden und zu halten.
Modell 2: Managed IT (ausgelagert)
| Posten | pro Jahr (25–50 Arbeitsplätze) |
|---|---|
| Managed-IT-Pauschale (Monitoring, Support, Updates, SLA) | 30.000–60.000 € |
| Projekte nach Aufwand (Migrationen, Rollouts) – separat | variabel |
Was in der Pauschale steckt: ein Team statt einer Person, definierte Reaktionszeiten, Vertretung ist eingebaut, dokumentierte Umgebung, Zugriff auf Spezialwissen für Security, Cloud und KI. Nachteil: weniger „jemand im Haus“ für spontane Kleinigkeiten und Geschäftsprozess-Nähe.
Der direkte Vergleich
| Eigener Admin | Managed IT | |
|---|---|---|
| Jahreskosten (Größenordnung) | 76.000–99.000 € | 30.000–60.000 € + Projekte |
| Verfügbarkeit | 1 Person, mit Ausfällen | Team, mit Vertretung |
| Fachbreite | begrenzt | breit, inkl. Security & KI |
| Prozessnähe im Haus | hoch | mittel |
| Skalierbarkeit | gering | hoch |
| Klumpenrisiko | hoch | gering |
Wann welches Modell passt
- Bis ~30 Arbeitsplätze: Managed IT ist fast immer günstiger und robuster.
- 30–80 Arbeitsplätze: häufig ein Mischmodell – eine interne Kraft für Anwendersupport und Prozessthemen, ein Dienstleister für Betrieb, Security, Cloud und Projekte.
- Ab ~80–100 Arbeitsplätzen oder bei sehr spezieller Fachsoftware: eigenes kleines Team, ergänzt um Spezialisten von außen.
Der häufigste Fehler ist, eine einzelne interne Kraft alles allein machen zu lassen und zu hoffen, dass nichts passiert. Das ist weder das günstigste noch das sicherste Modell.
Häufige Fragen
Verlieren wir mit Managed IT die Kontrolle?
Nein. Sie behalten Eigentum an Konten, Lizenzen und Daten, bekommen eine vollständige Dokumentation und legen Prioritäten fest. Ein guter Dienstleister macht sich ersetzbar, nicht unentbehrlich.
Was, wenn wir schon einen Admin haben?
Dann entlastet Managed IT ihn bei Betrieb, Rufbereitschaft und Spezialthemen – und er hat Zeit für das, was Nähe zum Geschäft braucht. Das ist das erwähnte Mischmodell.
Wie schnell ist ein Wechsel möglich?
Eine geordnete Übernahme mit Bestandsaufnahme und Dokumentation dauert je nach Größe zwei bis sechs Wochen, ohne Betriebsunterbrechung.
Dieser Beitrag gibt Erfahrungswerte von ROUBE wieder. Ihre tatsächlichen Kosten ergeben sich aus Größe, Umgebung und Anforderungen.
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