Anwendungsfall · Beispielszenario
Rechnungsverarbeitung mit KI: ein Beispielszenario.
Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, Post und Portal und müssen erfasst, geprüft und gebucht werden. KI kann bei der Vorerfassung helfen, ein Dokumentenmanagement macht sie auffindbar und revisionssicher. So sieht ein solches Vorhaben aus.
Beratungsgespräch vereinbarenSeit 2019 · Aus Klagenfurt, österreichweit tätig · Antwort in 1 Werktag
Die Ausgangslage
Ein Dienstleistungsbetrieb erhält monatlich einige hundert Eingangsrechnungen. Sie landen in Postfächern, auf Papier und in Portalen. Die Erfassung ist Handarbeit, die Suche nach einem Beleg dauert, und bei Prüfungen werden Unterlagen zusammengesucht.
Gewünscht sind ein einheitlicher Eingang, eine Vorerfassung der wichtigen Felder und eine Freigabe durch Menschen vor der Buchung.
Beispielszenario, kein Kundenbericht: Die Ausgangslage ist typisch, aber erfunden. Zahlen sind Annahmen für das Beispiel. Aufbewahrungsfristen und buchhalterische Anforderungen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
So gehen wir vor
Belegwege klären
Wie kommen Rechnungen an, wer prüft, wer gibt frei, wohin werden sie gebucht?
Ablage einrichten
Dokumentenmanagement mit einheitlichen Merkmalen, Berechtigungen und revisionssicherer Ablage.
Vorerfassung testen
KI liest Felder wie Lieferant, Datum und Betrag vor, ein Mensch prüft jeden Beleg.
Anbindung und Betrieb
Anbindung an Buchhaltung über Standardschnittstellen oder Exportformate, laufende Betreuung.
Woran Sie den Erfolg messen
Statt Versprechen: Diese Kriterien legen wir vorab fest, damit am Ende klar ist, ob es gewirkt hat.
| Kriterium | So prüfen Sie es |
|---|---|
| Zeit pro Beleg | Erfassungszeit vor und nach der Einführung vergleichen |
| Fehlerquote | Falsch erkannte Felder zählen, bevor sie gebucht werden |
| Auffindbarkeit | Wie lange dauert es, einen Beleg zu finden? |
| Nachvollziehbarkeit | Sind Freigaben und Änderungen lückenlos dokumentiert? |
Häufige Fragen
Bucht die KI die Rechnungen selbst?
Nein. Sie liest vor, ein Mensch prüft und gibt frei. Die Verantwortung für die Buchung bleibt bei Ihnen.
Ist die Ablage revisionssicher?
Ein Dokumentenmanagement kann Belege unveränderbar und nachvollziehbar archivieren. Welche Fristen für Ihre Unterlagen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Läuft das mit unserer Buchhaltung?
In der Regel ja, über Standardschnittstellen oder Exportformate. Das prüfen wir in der Konzeptphase konkret.
Wo werden die Belege verarbeitet?
Das hängt von der Lösung ab: lokal, im österreichischen Rechenzentrum oder in einem freigegebenen Dienst. Die Sensibilität Ihrer Daten entscheidet.
Wie viel Zeit kosten Belege bei Ihnen heute?
Im Beratungsgespräch schauen wir uns Ihre Abläufe an und zeigen, wo Vorerfassung und Ablage Zeit sparen.
Beratungsgespräch vereinbarenWas man nicht findet, hat man nicht.