Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement: Belege und Verträge digital ablegen und in Sekunden finden.
Wer Rechnungen, Verträge und Belege in Ordnern, Postfächern und Aktenschränken verteilt, verliert Zeit bei jeder Suche. ROUBE führt Dokumentenmanagement mit Accantum ein, revisionssicher, verknüpft mit ERP und Buchhaltung, mit Schulung und laufender Betreuung.
Beratungsgespräch vereinbarenSeit 2019 · Aus Klagenfurt, österreichweit tätig · Antwort in 1 Werktag
Was ein DMS im Alltag ändert
Ein Dokumentenmanagementsystem legt Dokumente einheitlich ab, versieht sie mit Merkmalen wie Kunde, Belegart und Datum und macht sie über die Suche in Sekunden auffindbar. Statt zu fragen „Wer hat die Rechnung?“, öffnen Sie sie selbst.
Revisionssicher heißt: Dokumente werden unveränderbar archiviert und lückenlos nachvollziehbar aufbewahrt. In Österreich gelten für Bücher, Belege und Aufzeichnungen in der Regel sieben Jahre Aufbewahrungsfrist (§ 132 BAO), für manche Unterlagen länger. Die Details klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Ohne Zettelwirtschaft: Ein DMS lohnt sich besonders dort, wo viele Belege anfallen, mehrere Personen auf dieselben Unterlagen zugreifen oder Prüfungen anstehen.
Was wir einführen und betreuen
Accantum Dokumentenmanagement
Anbindung an ERP und Buchhaltung
Einführung mit Prozessaufnahme
Laufende Betreuung
So läuft die Einführung
Prozessaufnahme
Welche Dokumente fallen an, wer braucht sie, welche Fristen gelten?
Konzept
Ablagestruktur, Merkmale, Berechtigungen und Schnittstellen festlegen.
Einrichtung und Übernahme
System einrichten, Altbestand geplant übernehmen, Team schulen.
Betrieb
Laufender Support und Weiterentwicklung mit einem Ansprechpartner.
Vorher und nachher
| Situation | Ohne DMS | Mit DMS |
|---|---|---|
| Beleg suchen | Ordner, Postfächer und Fragen an Kolleginnen | Suche nach Merkmal oder Volltext |
| Zugriff | abhängig vom Ablageort | zentral, mit Berechtigungen |
| Prüfung | Unterlagen zusammensuchen | Belege revisionssicher und nachvollziehbar abrufbar |
| Homeoffice | Papier oder lokaler Server | digitaler Zugriff von überall, kontrolliert |
Häufige Fragen
Was bedeutet revisionssicher?
Dokumente werden unveränderbar und lückenlos nachvollziehbar archiviert, sodass sie bei Prüfungen belastbar vorgelegt werden können. Welche Fristen für Ihre Unterlagen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Müssen wir alle Papierdokumente scannen?
Nein. Wir legen fest, was in welcher Form aufbewahrt werden muss, und übernehmen den Altbestand geplant statt vollständig auf einmal.
Läuft das mit unserer Buchhaltung und unserem ERP?
In der Regel ja, über Standardschnittstellen oder Exportformate. Das prüfen wir in der Konzeptphase konkret.
Wer schult unsere Mitarbeitenden?
Wir übernehmen die Schulung und bleiben danach Ansprechpartner, ohne Weiterreichen an den Hersteller.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein DMS?
Sobald viele Belege anfallen oder mehrere Personen dieselben Unterlagen brauchen. Im Beratungsgespräch zeigen wir, wo sich das für Sie rechnet.
Wo verlieren Sie heute Zeit bei der Suche?
Im Beratungsgespräch schauen wir uns Ihre Abläufe an und zeigen, wo sich ein DMS wirklich lohnt.
Beratungsgespräch vereinbarenWas man nicht findet, hat man nicht.