Anwendungsfall · Beispielszenario
Copilot im Controlling und Vertrieb: ein Beispielszenario.
Ein Betrieb mit rund 40 Mitarbeitenden fragt sich, ob Copilot für Controlling und Vertrieb lohnt. Hier steht, wie wir eine solche Frage angehen: mit einem kleinen Pilot, klaren Aufgaben und einem Ergebnis, das sich prüfen lässt.
Copilot-Check anfragenSeit 2019 · Aus Klagenfurt, österreichweit tätig · Antwort in 1 Werktag
Die Ausgangslage
Im Controlling entstehen monatlich Auswertungen in Excel, im Vertrieb Angebote und Nachfassmails in Word und Outlook. Beide Bereiche verbringen viel Zeit mit wiederkehrender Schreib- und Auswertungsarbeit. Die Geschäftsführung fragt: Rechnet sich Copilot, und für wen?
Die Lizenzbasis ist vorhanden, die Berechtigungen in SharePoint sind über die Jahre gewachsen, und eine KI-Richtlinie gibt es noch nicht.
Beispielszenario, kein Kundenbericht: Die Ausgangslage ist typisch, aber erfunden. Zahlen sind Annahmen für das Beispiel.
So gehen wir vor
Pilotgruppe festlegen
Eine kleine Gruppe aus Controlling und Vertrieb, mit Aufgaben, die oft vorkommen.
Vorbereiten
Berechtigungen und Freigaben aufräumen, eine Kurzrichtlinie und eine kurze Einschulung.
Pilot laufen lassen
Vier bis acht Wochen mit klaren Anwendungsfällen, etwa Auswertungen in Excel und Angebotsentwürfe.
Auswerten und entscheiden
Zeit, Nutzung und Qualität der Ergebnisse prüfen, danach die Lizenzzahl festlegen.
Woran Sie den Erfolg messen
Statt Versprechen: Diese Kriterien legen wir vorab fest, damit am Ende klar ist, ob es gewirkt hat.
| Kriterium | So prüfen Sie es |
|---|---|
| Zeit | Zwei bis drei wiederkehrende Aufgaben vorher und nachher messen, zum Beispiel eine Monatsauswertung |
| Nutzung | Wer arbeitet nach vier Wochen noch regelmäßig damit? |
| Qualität | Wie viel Nacharbeit brauchen die Ergebnisse? |
| Break-even | Reicht die Ersparnis für rund 32 Minuten pro Nutzer und Monat? (Rechnung im Copilot-Beitrag) |
Häufige Fragen
Lohnt sich Copilot im Controlling?
Wenn dort viel Auswertungs- und Berichtsarbeit anfällt, oft ja. Ob es sich bei Ihnen rechnet, zeigt der Pilot mit Ihren Aufgaben, nicht eine pauschale Aussage.
Sind Finanzdaten mit Copilot sicher?
Copilot greift auf zu, worauf der Nutzer Zugriff hat. Deshalb gehört ein Berechtigungs-Check vor den Start, besonders bei Finanzdaten.
Brauchen wir dafür eine KI-Richtlinie?
Ja, eine kurze Regelung ist sinnvoll: welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Eine Vorlage steht im Beitrag zur KI-Richtlinie.
Wie viele Personen gehören in den Pilot?
Meist fünf bis fünfzehn aus den Rollen mit hohem Schreib- und Auswertungsanteil.
Prüfen, bevor Sie Lizenzen in Serie kaufen.
Im Erstgespräch klären wir Rollen, Lizenzbasis und Berechtigungen und schlagen einen Pilot vor.
Copilot-Check anfragenErst prüfen, dann lizenzieren.