Microsoft 365 Copilot einführen
Microsoft 365 Copilot einführen: Ablauf, Voraussetzungen und Kosten.
Copilot einzuschalten ist einfach. Ihn sinnvoll einzuführen nicht: Es braucht die richtigen Rollen, aufgeräumte Berechtigungen und einen Pilot, der ein Ergebnis liefert. So läuft das bei ROUBE ab.
Copilot-Check anfragenSeit 2019 · Aus Klagenfurt, österreichweit tätig · Antwort in 1 Werktag
Die Einführung in vier Phasen
Vorbereitung (1–2 Wochen)
Kandidaten-Rollen benennen, Lizenzbasis prüfen, Berechtigungen und Freigaben in SharePoint und Teams aufräumen.
Pilot (4–8 Wochen)
Fünf bis fünfzehn Personen arbeiten mit klaren Anwendungsfällen und kurzer Einschulung.
Auswertung
Zeit, Nutzung, Qualität und Feedback der Testgruppe werden gegen den Break-even von rund 32 Minuten pro Nutzer und Monat gehalten.
Rollout
Lizenzen für die Rollen mit belegtem Nutzen, Richtlinie und Schulung für alle Nutzer, Betrieb und Kontrolle.
Voraussetzungen im Überblick
| Bereich | Was gegeben sein muss | Wenn nicht |
|---|---|---|
| Lizenzbasis | Business Standard, Business Premium oder ein E-Plan | erst die Basis sauber aufsetzen, siehe Lizenz-Guide |
| Berechtigungen | Freigaben in SharePoint und Teams entsprechen dem tatsächlichen Bedarf | Berechtigungs-Check vor dem Start, denn Copilot findet alles, worauf der Nutzer Zugriff hat |
| Richtlinie | Regeln für KI-Nutzung sind schriftlich festgelegt | Kurzrichtlinie mit Datenklassen aufsetzen, siehe KI-Richtlinie |
| Pilotgruppe | Rollen mit viel Schreib- und Auswertungsarbeit | gemeinsam Kandidaten-Rollen benennen |
| Messung | Vorher-nachher-Zeiten für zwei bis drei Aufgaben | vor dem Pilot festlegen |
Was die Einführung kostet
Der Listenpreis liegt in der Größenordnung von 28 bis 30 € pro Nutzer und Monat, zusätzlich zur bestehenden Microsoft-365-Lizenz und üblicherweise mit Jahresbindung (Stand September 2026). Dazu kommen einmalig der Berechtigungs-Check und die Einschulung.
Wichtiger als der Preis ist die Auswahl: Für zehn statt 25 Nutzer sinken die Lizenzkosten um mehr als die Hälfte, und der Nutzen konzentriert sich auf die Rollen, die davon profitieren. Die komplette Rechnung steht in Microsoft Copilot: Preis, Nutzen und ab wann er sich rechnet.
Hinweis: Microsoft ändert Preise und Paketierung regelmäßig. Maßgeblich ist Ihr Angebot.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einführung von Copilot?
Rechnen Sie mit ein bis zwei Wochen Vorbereitung, vier bis acht Wochen Pilot und danach dem gestuften Rollout. Die Dauer hängt vor allem vom Zustand Ihrer Berechtigungen ab.
Welche Voraussetzungen brauche ich?
Eine geeignete Microsoft-365-Basislizenz (Business Standard, Business Premium oder ein E-Plan), aufgeräumte Berechtigungen und eine klare KI-Richtlinie. Alles Weitere klärt der Pilot.
Für wie viele Mitarbeitende lohnt sich der Pilot?
Meist für fünf bis fünfzehn Personen in Rollen mit hohem Schreib- und Auswertungsanteil. Für alle Mitarbeitenden zu starten ist selten sinnvoll.
Wer schult unsere Mitarbeitenden?
Wir übernehmen die Einschulung mit konkreten Anwendungsfällen aus Ihrem Alltag. Ohne Schulung bleibt die Hälfte des Nutzens liegen.
Was, wenn Copilot sich nicht rechnet?
Dann wissen Sie es nach dem Pilot mit Zahlen, bevor Sie viele Lizenzen gekauft haben. Genau dafür ist der Pilot da.
Copilot prüfen, bevor Sie Lizenzen in Serie kaufen.
Im Erstgespräch klären wir Rollen, Lizenzbasis und Berechtigungen und schlagen einen Pilot vor, dessen Ergebnis Sie prüfen können.
Copilot-Check anfragenErst prüfen, dann lizenzieren.