Copilot einzuschalten ist einfach, ihn sinnvoll einzuführen nicht. Diese Checkliste fasst die Schritte zusammen, die wir bei Einführungen durchgehen: vorbereiten, testen, messen, entscheiden. Zum Abhaken und Weitergeben.
Hinweis: Stand: Oktober 2026. Preise und Voraussetzungen ändern sich. Die Rechnung steht im Beitrag Microsoft Copilot: Preis und ROI, den Ablauf unter Copilot einführen.
Phase 1: Vorbereitung
| Schritt | Frage | Erledigt |
|---|---|---|
| Lizenzbasis | Haben die Pilotnutzer Business Standard, Business Premium oder einen E-Plan? | ☐ |
| Rollen | Sind fünf bis fünfzehn Kandidaten benannt, bei denen Schreib- und Recherchearbeit den Tag prägt? | ☐ |
| Berechtigungen | Sind Freigaben in SharePoint und Teams aufgeräumt? Copilot findet alles, worauf der Nutzer Zugriff hat. | ☐ |
| Richtlinie | Gibt es eine kurze KI-Richtlinie mit Datenklassen? | ☐ |
| Messung | Sind zwei bis drei Aufgaben festgelegt, die vorher und nachher gemessen werden? | ☐ |
Phase 2: Pilot
| Schritt | Frage | Erledigt |
|---|---|---|
| Einschulung | Haben die Pilotnutzer eine kurze Schulung mit Beispielen aus ihrem Alltag bekommen? | ☐ |
| Anwendungsfälle | Gibt es klare Aufgaben, etwa Protokolle, Angebotsentwürfe, Auswertungen? | ☐ |
| Laufzeit | Ist der Pilot auf vier bis acht Wochen festgelegt? | ☐ |
| Anlaufstelle | Wissen die Pilotnutzer, an wen sie Fragen richten? | ☐ |
| Laufzeit der Lizenz | Ist geklärt, ob für den Pilot eine Jahresbindung gilt? | ☐ |
Phase 3: Auswertung und Entscheidung
| Schritt | Frage | Erledigt |
|---|---|---|
| Zeit | Wurde die Ersparnis gegen den Break-even von rund 32 Minuten pro Nutzer und Monat gehalten? | ☐ |
| Nutzung | Wer arbeitet nach vier Wochen noch regelmäßig mit Copilot? | ☐ |
| Qualität | Wie viel Nacharbeit brauchen die Ergebnisse? | ☐ |
| Feedback | Wobei hat es geholfen, wobei nicht, würden die Nutzer verzichten? | ☐ |
| Entscheidung | Wer bekommt weiter eine Lizenz, und für welche Rollen wird ausgeweitet? | ☐ |
Phase 4: Betrieb
- Regeln bekannt machen: Die KI-Richtlinie ist allen Nutzern verständlich erklärt.
- Berechtigungen im Blick behalten: Neue Freigaben prüfen, damit Copilot nichts Unerwartetes findet.
- Nutzung auswerten: Lizenzen ohne Nutzung kosten Geld, ein jährlicher Abgleich lohnt sich.
- Neue Anwendungsfälle sammeln: Was sich im Pilot bewährt hat, kann in weitere Rollen wandern.
Wann Copilot nicht die richtige Antwort ist
Wenn besonders sensible Daten wie Gesundheits-, Mandats- oder Konstruktionsdaten im Haus bleiben müssen, ist ein lokales Sprachmodell die bessere Antwort. Viele Unternehmen fahren am Ende beides und grenzen es mit einer klaren Regel ab.
Häufige Fragen
Wie viele Personen gehören in den Pilot?
Meist fünf bis fünfzehn aus Rollen mit hohem Schreib- und Auswertungsanteil.
Wie lange sollte der Pilot dauern?
Vier bis acht Wochen, mit kurzer Einschulung und klaren Anwendungsfällen.
Müssen die Berechtigungen wirklich vorher aufgeräumt werden?
Ja. Copilot greift auf zu, worauf der Nutzer Zugriff hat. Zu weit gefasste Freigaben werden dadurch sichtbar.
Was kostet das Ganze?
Beim Listenpreis rund 28 bis 30 € pro Nutzer und Monat (Stand September 2026), zusätzlich zur Basislizenz. Die Rechnung mit Szenarien steht im Beitrag zu Preis und ROI.
Diese Checkliste ist eine Orientierung. Voraussetzungen, Preise und Funktionen von Microsoft ändern sich, maßgeblich ist Ihr Angebot.
Copilot prüfen, bevor Sie Lizenzen in Serie kaufen.
Im Erstgespräch klären wir Rollen, Lizenzbasis und Berechtigungen und schlagen einen Pilot vor, dessen Ergebnis Sie prüfen können.
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