Arbeitszeit richtig erfassen in Österreich: was § 26 AZG verlangt

In Österreich muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Beschäftigten aufzeichnen. Das steht in § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) und gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Trotzdem laufen in vielen Betrieben noch Stundenzettel, Tabellen oder gar nichts mit. Dieser Beitrag zeigt, was tatsächlich aufzuzeichnen ist, welche Erleichterungen das Gesetz vorsieht, was bei einer Kontrolle droht und was ein Zeiterfassungssystem deshalb können muss.

Wer aufzeichnen muss und was

§ 26 Abs. 1 AZG verpflichtet den Arbeitgeber, zur Überwachung der Einhaltung des Gesetzes in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraums sind ebenfalls festzuhalten. Eine Mindestgröße des Betriebs kennt die Bestimmung nicht: Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber, dessen Beschäftigte unter das AZG fallen. Wer vom Gesetz ausgenommen ist, etwa leitende Angestellte mit maßgeblicher selbständiger Entscheidungsbefugnis unter weiteren Voraussetzungen, regelt § 1 Abs. 2 AZG.

Was „geleistete Arbeitsstunden“ im Alltag bedeutet, beschreibt das Unternehmensserviceportal des Bundes (USP): Aufzuzeichnen sind Beginn und Ende der Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin und jedes Arbeitnehmers, und zwar so, dass sich daraus Tagesarbeitszeit, Wochenarbeitszeit, tägliche Ruhezeit und wöchentliche Ruhezeit ergeben. Auch Beginn und Ende der Ruhepausen sind festzuhalten. Dass das Gesetz diese Pflicht kennt, zeigt § 26 Abs. 5 AZG, der sie nur unter bestimmten Bedingungen entfallen lässt.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor; darauf weist auch die Wirtschaftskammer hin. Papier, Tabelle oder Software sind zulässig, solange die Aufzeichnungen vollständig sind, in der Betriebsstätte vorliegen und bei einer Kontrolle vorgelegt werden können. Die Form entscheidet also nicht über die Rechtmäßigkeit, wohl aber über den Aufwand, mit dem ein Betrieb Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellt.

Das EuGH-Urteil und was es für Österreich bedeutet

Am 14. Mai 2019 hat der Gerichtshof der Europäischen Union in der Rechtssache C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank SAE) entschieden, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von jeder Arbeitnehmerin und jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Ohne ein solches System, so der Gerichtshof, lassen sich weder die geleisteten Stunden und ihre Verteilung noch die Überstunden objektiv und verlässlich feststellen. Die konkrete Ausgestaltung bleibt den Mitgliedstaaten überlassen, die dabei Besonderheiten der Branche und sogar die Größe bestimmter Unternehmen berücksichtigen dürfen.

Für österreichische Betriebe ändert das Urteil an der Pflicht selbst wenig, weil § 26 AZG die Aufzeichnung bereits ausdrücklich vorschreibt. Die drei Begriffe aus dem Urteil sind trotzdem ein brauchbarer Maßstab für die Auswahl eines Systems: objektiv heißt, dass die Daten nicht nachträglich unbemerkt verändert werden können, verlässlich, dass sie vollständig und für jeden Tag vorliegen, und zugänglich, dass Beschäftigte und Behörde Einsicht nehmen können.

Vier Erleichterungen, die das Gesetz vorsieht

§ 26 AZG kennt mehrere Fälle, in denen weniger oder anders aufzuzeichnen ist. Jede dieser Erleichterungen hat Voraussetzungen, die erfüllt und im Zweifel nachweisbar sein müssen.

Zwei Punkte werden in der Praxis oft übersehen. Erstens: Ein Dienstplan allein ist noch keine Aufzeichnung. Die Erleichterung für fixe Arbeitszeiten verlangt die regelmäßige Bestätigung der Einhaltung und die laufende Erfassung jeder Abweichung, also jeder früher begonnenen Schicht und jeder länger gearbeiteten Stunde. Zweitens: Die Saldenaufzeichnung setzt voraus, dass Beschäftigte überwiegend zu Hause arbeiten oder Lage und Ort ihrer Arbeit weitgehend selbst bestimmen. Wer an einzelnen Tagen im Homeoffice ist und sonst im Büro, fällt in der Regel nicht darunter. Ob ein hybrides Modell die Voraussetzung erfüllt, ist eine Einzelfallfrage für Ihre Rechtsberatung.

Für Saisonbetriebe gilt eine Einschränkung: Wird eine Verkürzung der Ruhezeit nach § 12 Abs. 2a AZG in Anspruch genommen, ist die Selbstaufzeichnung durch Beschäftigte nach § 26 Abs. 2a AZG nicht zulässig. Der Arbeitgeber muss die Inanspruchnahme sowie Beginn und Ende der Saison in den Aufzeichnungen vermerken. Für Betriebe in Hotellerie und Tourismus ist das ein Grund, die Erfassung nicht an die Beschäftigten zu delegieren.

Gleitzeit: Vereinbarung und Aufzeichnung gehören zusammen

Gleitende Arbeitszeit liegt nach § 4b Abs. 1 AZG vor, wenn Beschäftigte innerhalb eines vereinbarten Rahmens Beginn und Ende ihrer täglichen Normalarbeitszeit selbst bestimmen können. Sie muss durch Betriebsvereinbarung geregelt werden, in Betrieben ohne Betriebsrat durch schriftliche Vereinbarung. Diese Gleitzeitvereinbarung hat nach § 4b Abs. 3 AZG vier Punkte zu enthalten:

1. die Dauer der Gleitzeitperiode,
2. den Gleitzeitrahmen,
3. das Höchstausmaß der Übertragung von Zeitguthaben und Zeitschulden in die nächste Periode und
4. Dauer und Lage der fiktiven Normalarbeitszeit.

Die tägliche Normalarbeitszeit darf bei Gleitzeit zehn Stunden nicht überschreiten. Eine Verlängerung auf bis zu zwölf Stunden ist nach § 4b Abs. 4 AZG nur zulässig, wenn die Gleitzeitvereinbarung vorsieht, dass Zeitguthaben ganztägig verbraucht werden können und ein Verbrauch im Zusammenhang mit einer wöchentlichen Ruhezeit nicht ausgeschlossen ist. Ordnet der Arbeitgeber Stunden über die Normalarbeitszeit hinaus an, gelten sie nach § 4b Abs. 5 AZG als Überstunden.

Für die Aufzeichnung heißt das: Ein Zeiterfassungssystem muss die Gleitzeitperiode, den Rahmen und die Übertragungsgrenzen abbilden und den Saldo je Periode ausweisen. Führt der Arbeitgeber die Aufzeichnungen über ein Zeiterfassungssystem, ist den Beschäftigten nach § 26 Abs. 2 AZG nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift zu übermitteln, andernfalls Einsicht zu gewähren. Zeichnen die Beschäftigten selbst auf, hat sich der Arbeitgeber die Aufzeichnungen nach Periodenende aushändigen zu lassen und zu kontrollieren.

Was Beschäftigte verlangen können

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben nach § 26 Abs. 8 AZG einmal monatlich Anspruch auf kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen, wenn sie diese nachweislich verlangen. § 26 Abs. 9 AZG verknüpft die Aufzeichnungen außerdem mit den Verfallsfristen für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis: Diese Fristen werden gehemmt, solange die Übermittlung verwehrt wird, und ebenso, wenn wegen fehlender Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unzumutbar ist.

Wirtschaftlich ist dieser Punkt für viele Betriebe gewichtiger als die Verwaltungsstrafe. Fehlen die Aufzeichnungen, können Überstundenforderungen nicht wie sonst verfallen, und der Betrieb hat zugleich kein eigenes Beweismittel, um ihnen zu widersprechen. Die Wirtschaftskammer empfiehlt deshalb, Beschäftigte die Richtigkeit der Aufzeichnungen regelmäßig bestätigen zu lassen. In einem Zeiterfassungssystem entspricht dem eine Freigabe des Monats- oder Periodenabschlusses durch beide Seiten.

Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat und Strafen

Nach § 26 Abs. 6 AZG haben Arbeitgeber dem Arbeitsinspektorat die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen zu geben. Die Strafbestimmungen stehen in § 28 AZG, zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 19/2025, in Kraft seit 31. Mai 2025. Zuständig ist die Bezirksverwaltungsbehörde; die Strafen gelten jeweils, sofern die Tat nicht nach anderen Vorschriften strenger bestraft wird.

Die Beträge wirken auf den ersten Blick überschaubar. Die Bestimmung in § 28 Abs. 8 AZG verändert die Rechnung aber: Fehlen die Aufzeichnungen für zwanzig Beschäftigte, sind zwanzig Strafen möglich. Dazu kommen die Folgen bei der Arbeitszeit selbst. Überschreitungen von Höchstgrenzen oder nicht gewährte Ruhezeiten sind nach § 28 Abs. 2 AZG eigene Tatbestände, und ohne Aufzeichnungen kann der Betrieb nicht belegen, dass er sie eingehalten hat.

Wie lange aufbewahren

§ 26 AZG nennt selbst keine Aufbewahrungsfrist. Das Unternehmensserviceportal des Bundes gibt als allgemeine Dauer ein Jahr an, für Lenkerinnen und Lenker 24 Monate; bei Durchrechnung beginnt die Frist mit dem Ende des Durchrechnungszeitraums, und andere Rechtsvorschriften können längere Fristen vorsehen. Weil Entgeltansprüche auch nach einem Jahr noch geltend gemacht werden können und die Aufzeichnungen dann das wichtigste Beweismittel sind, ist eine längere Aufbewahrung in der Praxis sinnvoll. Welche Frist für Ihren Betrieb passt, stimmen Sie mit Ihrer Personal- oder Rechtsberatung ab, und das System sollte sie technisch abbilden können.

Betriebsrat und Datenschutz

Gibt es einen Betriebsrat, ist er bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems in zwei Bestimmungen des Arbeitsverfassungsgesetzes (ArbVG) angesprochen. Nach § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG bedürfen Kontrollmaßnahmen und technische Systeme zur Kontrolle der Arbeitnehmer der Zustimmung des Betriebsrats, sofern sie die Menschenwürde berühren. Nach § 96a Abs. 1 Z 1 ArbVG gilt das auch für Systeme zur automationsunterstützten Ermittlung, Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten, die über allgemeine Angaben zur Person und fachliche Voraussetzungen hinausgehen; diese Zustimmung ist nicht erforderlich, soweit die Verwendung der Daten nicht über die Erfüllung von Pflichten aus Gesetz, Kollektivvertrag oder Arbeitsvertrag hinausgeht, und sie kann durch die Schlichtungsstelle ersetzt werden.

Ob ein konkretes System darunter fällt, hängt von seinen Funktionen ab. Die reine Aufzeichnung von Beginn, Ende und Pausen dient einer gesetzlichen Pflicht. Zutrittsdaten, Standortinformationen, Projektzeitauswertungen oder Leistungsvergleiche gehen darüber hinaus und sollten vor der Einführung rechtlich bewertet werden. In Betrieben ohne Betriebsrat werden Gleitzeit (§ 4b Abs. 2 AZG) und Pausenregelungen (§ 26 Abs. 5 AZG) schriftlich mit den einzelnen Beschäftigten vereinbart.

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Aus der Datenschutz-Grundverordnung folgen dafür die üblichen Grundsätze: einen klaren Zweck festlegen, nur erheben, was dafür nötig ist, Zugriffe auf die Personen beschränken, die sie brauchen, und eine Löschregel nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Wer das Zeiterfassungssystem vor der Einführung in das Verarbeitungsverzeichnis aufnimmt, erspart sich spätere Nacharbeit.

Was ein Zeiterfassungssystem können muss

Aus den gesetzlichen Vorgaben lässt sich eine Anforderungsliste ableiten. Sie ist keine gesetzliche Vorgabe, sondern eine Übersetzung der oben beschriebenen Pflichten in Systemfunktionen.

• Tagesgenaue Erfassung: Beginn, Ende und Pausen je Tag, daraus automatisch Tagesarbeitszeit, Wochenarbeitszeit und die Prüfung der täglichen und wöchentlichen Ruhezeit.
• Arbeitszeitmodelle: fixe Einteilungen mit Erfassung der Abweichungen und periodischer Bestätigung, Gleitzeit mit Periode, Rahmen, Übertragungsgrenzen und Saldo, Saldenaufzeichnung nur mit Tagesdauer für die dafür zugelassenen Beschäftigten.
• Durchrechnungszeiträume: Beginn und Dauer werden gespeichert und ausgewiesen.
• Nachvollziehbare Korrekturen: Wer wann welchen Eintrag geändert hat, bleibt sichtbar. Das ist der Kern von „objektiv und verlässlich“.
• Abschrift auf Knopfdruck: Beschäftigte erhalten ihre Aufzeichnungen monatlich und nach Ende der Gleitzeitperiode, idealerweise mit einer Bestätigungsfunktion.
• Einsicht für die Behörde: Die Aufzeichnungen sind in der Betriebsstätte abrufbar und lassen sich je Person und Zeitraum ausgeben.
• Übergabe an die Lohnverrechnung: Überstunden und Zuschläge werden so übergeben, dass sie in der Abrechnung ausgewiesen werden können.
• Mobile Erfassung: Für Baustellen, Außendienst und Homeoffice über App oder Terminal, damit die Erfassung dort stattfindet, wo gearbeitet wird. Für Bau- und Handwerksbetriebe ist das meist der entscheidende Punkt.
• Rollen und Berechtigungen: Beschäftigte sehen ihre eigenen Daten, Vorgesetzte die ihres Teams, die Personalverrechnung alle; Änderungen sind an Rollen gebunden.
• Aufbewahrung und Export: Die Daten bleiben über die festgelegte Frist verfügbar und lassen sich bei einem Systemwechsel vollständig exportieren.

Wie ROUBE diese Anforderungen mit Fink Zeiterfassung umsetzt, mit Arbeitszeit, Projektzeit und auf Wunsch Zutritt in einem System, beschreibt die Leistungsseite zur Zeiterfassung. Die Projektzeit ist dabei ein Zusatznutzen für Kalkulation und Abrechnung; die gesetzliche Pflicht betrifft die Arbeitszeit.

Einführung in fünf Schritten

1. Bestand erheben: Welche Arbeitszeitmodelle gibt es im Betrieb, welche Gruppen fallen unter Saldenaufzeichnung oder fixe Einteilung, welche Vereinbarungen zu Gleitzeit und Pausen existieren bereits, was sagt der Kollektivvertrag?
2. Regeln festlegen: Gleitzeitvereinbarung mit den vier Pflichtinhalten, Pausenregelung, Entscheidung über Selbstaufzeichnung, Aufbewahrungsfrist, Zuständigkeit für die periodische Bestätigung und Kontrolle.
3. Betriebsrat und Datenschutz einbinden: Zustimmungspflichten prüfen, Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarungen aufsetzen, Verarbeitungsverzeichnis ergänzen, Zugriffsrollen definieren.
4. System einrichten und schulen: Modelle, Gruppen und Schnittstellen zur Lohnverrechnung konfigurieren, Altdaten übernehmen, Beschäftigte und Führungskräfte in Erfassung, Korrektur und Abschluss schulen.
5. Betrieb und Kontrolle: Perioden abschließen, Salden prüfen, Abweichungen bei fixen Einteilungen nachtragen, Abschriften bereitstellen, Regeln anpassen, wenn sich Modelle ändern.

Bei ROUBE läuft die Einführung in genau dieser Reihenfolge: Anforderungen klären, Konzept für Modelle, Schnittstellen und Berechtigungen, Einrichtung mit Schulung, danach laufender Betrieb und Anpassung. Die Details stehen auf der Seite Zeiterfassung für Unternehmen.

Häufige Fragen

Fazit

Die Aufzeichnungspflicht nach § 26 AZG ist klar: Der Arbeitgeber zeichnet in der Betriebsstätte Beginn, Ende und Pausen jedes Arbeitstags auf, hält Durchrechnungszeiträume fest, gibt Beschäftigten auf Verlangen monatlich eine Abschrift und gewährt dem Arbeitsinspektorat Einsicht. Erleichterungen gibt es für fixe Einteilungen, Saldenaufzeichnung, vereinbarte Pausen und Selbstaufzeichnung, jede mit eigenen Voraussetzungen. Wer sie nutzt, muss sie belegen können. Fehlen Aufzeichnungen, drohen Strafen je betroffener Person und die Hemmung von Verfallsfristen. Ein Zeiterfassungssystem, das Modelle, Perioden, Korrekturen und Abschriften sauber abbildet, nimmt dem Betrieb genau diese Last ab. Wie ROUBE ein solches System auswählt, einführt und betreut, lesen Sie auf der Seite Zeiterfassung für Unternehmen.

Quellen und Stand

Stand der fachlichen Prüfung: 4. November 2026. Die Gesetzestexte wurden an diesem Tag über das RIS (Bundesrecht konsolidiert, Fassung vom 4. November 2026) abgerufen:

• § 26 AZG, Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht, in Kraft seit 1. September 2018: RIS, Dokument NOR40206209
• § 28 AZG, Strafbestimmungen, in Kraft seit 31. Mai 2025: RIS, Dokument NOR40269387
• § 4b AZG, Gleitende Arbeitszeit, in Kraft seit 1. September 2018: RIS, Dokument NOR40206199
• § 1 AZG, Geltungsbereich: RIS, Dokument NOR40243238
• § 96 ArbVG, Zustimmungspflichtige Maßnahmen: RIS, Dokument NOR40123095; § 96a ArbVG, Ersetzbare Zustimmung: RIS, Dokument NOR12097069
• Gerichtshof der Europäischen Union, Urteil vom 14. Mai 2019, Rechtssache C-55/18, Pressemitteilung Nr. 61/19: curia.europa.eu (PDF)
• Unternehmensserviceportal des Bundes (USP), Arbeitszeitaufzeichnungen, Stand 16. Jänner 2025: usp.gv.at
• Wirtschaftskammer Österreich, Arbeitszeitaufzeichnungen richtig führen, Stand 1. Jänner 2026: wko.at
• Angaben zum ROUBE-Angebot: Zeiterfassung für Unternehmen (abgerufen am 4. November 2026).

Die Anforderungsliste und die Schritte zur Einführung sind Empfehlungen aus der IT-Betreuung und keine gesetzlichen Vorgaben. Zur Aufbewahrungsdauer gibt der Beitrag die Angaben des USP wieder; eine Frist im AZG selbst besteht für die allgemeinen Aufzeichnungen nach § 26 nicht.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Er ersetzt keine Prüfung Ihrer Arbeitszeitmodelle, Vereinbarungen und Kollektivverträge im Einzelfall.