DMS oder SharePoint: wann die Dateiablage reicht und wann es ein Dokumentenmanagement braucht

Wer Microsoft 365 nutzt, hat SharePoint bereits im Haus: Es ist die Dateiablage hinter Teams und OneDrive. Entsprechend oft stellt sich die Frage, ob ein eigenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) daneben überhaupt noch nötig ist. Die Antwort hängt weniger von der Software ab als von den Dokumenten. Arbeitsdateien, an denen mehrere Personen schreiben, sind etwas anderes als Belege, die sieben Jahre unverändert aufbewahrt werden müssen. Dieser Beitrag zeigt, was SharePoint im Standard leistet, wo ein DMS ansetzt, was die Bundesabgabenordnung zur Unveränderbarkeit verlangt und wie Sie für Ihren Betrieb entscheiden.

Zwei Arten von Dokumenten, zwei Aufgaben

Die Diskussion „SharePoint oder DMS“ wird meist als Softwarevergleich geführt. Sinnvoller ist der Blick auf die Dokumente selbst, denn in jedem Betrieb gibt es zwei Gruppen mit gegensätzlichen Anforderungen.

• Arbeitsdokumente: Angebote in Bearbeitung, Konzepte, Präsentationen, Kalkulationen, Projektunterlagen. Sie ändern sich laufend, mehrere Personen arbeiten gleichzeitig daran, und die aktuelle Fassung ist die wichtige. Hier zählen Zusammenarbeit, Versionierung und einfacher Zugriff von überall.
• Belege und Nachweise: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Verträge, Bankauszüge, Personalunterlagen. Sobald sie fertig sind, dürfen sie sich nicht mehr ändern. Sie müssen über Merkmale wie Lieferant, Belegnummer oder Datum auffindbar sein, durchlaufen oft eine Prüfung und Freigabe und unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

SharePoint ist für die erste Gruppe gebaut. Ein DMS ist für die zweite Gruppe gebaut. Die Frage lautet deshalb selten „entweder oder“, sondern: Wie viele Dokumente der zweiten Gruppe fallen bei Ihnen an, und wie viel Aufwand steckt heute darin?

Was SharePoint gut kann

SharePoint ist in den Microsoft-365-Business-Plänen enthalten und bildet die Dateiablage für Teams. Für Arbeitsdokumente bringt es im Standard viel mit:

• Zusammenarbeit: Mehrere Personen bearbeiten eine Word- oder Excel-Datei gleichzeitig, im Browser oder in der Desktop-App.
• Versionierung: In Microsoft 365 ist die Versionierung für neue Bibliotheken standardmäßig eingeschaltet; SharePoint speichert laut Microsoft automatisch die letzten 500 Versionen eines Dokuments. Eine frühere Fassung lässt sich wiederherstellen und wird dann zur aktuellen Version.
• Zugriff von überall: Büro, Homeoffice und Außendienst arbeiten ohne VPN auf derselben Ablage, abgesichert über Microsoft Entra ID, bei Bedarf mit bedingtem Zugriff.
• Berechtigungen: Rechte lassen sich je Website, Bibliothek und Ordner vergeben, extern teilen nur dort, wo es gewollt ist.
• Suche: Microsoft Search findet Dateien über Dateinamen, Inhalt und Spaltenwerte.
• Merkmale: Jede Bibliothek kann Spalten wie Kunde, Projekt oder Status führen. Diese Werte werden allerdings von Hand gesetzt oder müssen über eigene Regeln befüllt werden.

Wie ein Betrieb seinen Fileserver geordnet nach SharePoint bringt, beschreibt ROUBE auf der Seite SharePoint und Intranet und im Beispielszenario Fileserver zu SharePoint migrieren. Die dort beschriebene Struktur aus Bereichen, Namensregeln und Rollen ist die Voraussetzung dafür, dass die Punkte oben im Alltag auch funktionieren.

Was SharePoint im Standard nicht mitbringt, zeigt sich, sobald Belege ins Spiel kommen: Es liest keine Rechnungsdaten aus, kennt keine Freigabe mit Vertretungsregel, verknüpft Dokumente nicht mit Vorgängen im ERP, und seine Schutzmechanismen gegen Löschen und Ändern sind auf Zusammenarbeit ausgelegt, nicht auf Archivierung. Jeder dieser Punkte lässt sich mit zusätzlichen Microsoft-Werkzeugen wie Power Automate oder Microsoft Purview nachrüsten. Das ist dann aber ein eigenes Konfigurationsprojekt, das jemand im Betrieb oder beim Dienstleister pflegen muss.

Was ein DMS anders macht

Ein Dokumentenmanagementsystem behandelt ein Dokument nicht als Datei in einem Ordner, sondern als Beleg mit Merkmalen und einem Lebenszyklus. Die typische Kette sieht so aus:

1. Erfassen. Belege kommen per Scanner, aus dem E-Mail-Postfach oder als E-Rechnung ins System.
2. Erkennen. Eine Belegerkennung liest Felder wie Absender, Rechnungsdatum und Betrag aus und schlägt die Verschlagwortung vor. Für Accantum nennt der Hersteller wiederkehrende, strukturierte Dokumente als Zielgruppe der Erkennung und eine Texterkennung, die gescannte Dokumente durchsuchbar macht (Herstellerangabe, Stand 11. November 2026).
3. Prüfen und freigeben. Ein Workflow leitet den Beleg an die zuständigen Personen weiter, etwa zur sachlichen und zur kaufmännischen Prüfung, mit Aufgaben, Erinnerungen und Vertretungen. Bei Accantum ist laut Hersteller ein frei konfigurierbares Workflow-Modul im Standard enthalten.
4. Archivieren. Der freigegebene Beleg wird unveränderbar abgelegt; jede spätere Aktion wird protokolliert. Accantum beschreibt seine Archivierung als gesetzeskonform und revisionssicher und gibt eine Zertifizierung nach IDW PS 880 an, einem Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland für Softwareprodukte (Herstellerangabe).
5. Übergeben und finden. Belegdaten gehen an Buchhaltung oder ERP, und der Beleg bleibt über Merkmale und Volltext in Sekunden auffindbar. Als Anbindungen nennt der Hersteller unter anderem eine Programmierschnittstelle für beliebige Drittsysteme, eine Echtzeit-Schnittstelle zu VenDoc, einen SAP-Connector sowie eine Aktivität für SharePoint Online, die Dateien und Metadaten einer Dokumentbibliothek verarbeitet.

Dazu kommen eine Rechteverwaltung, die etwa Stempel und Notizen auf berechtigte Personen beschränkt und den Zugriff auf sensible Dokumente wie Personalakten protokolliert, sowie ein Exchange-Connector, der E-Mails nach Regeln archiviert (jeweils Herstellerangaben). ROUBE führt Dokumentenmanagement mit Accantum ein: mit Prozessaufnahme, Konzept für Ablagestruktur, Merkmale und Berechtigungen, Anbindung an ERP und Buchhaltung, Schulung und laufender Betreuung. Wie die Vorerfassung von Rechnungen mit KI und die anschließende Ablage zusammenspielen, zeigt das Beispielszenario Rechnungsverarbeitung mit KI.

Der Knackpunkt: Belege unverändert aufbewahren

Der Punkt, an dem sich SharePoint und DMS am deutlichsten unterscheiden, ist die Aufbewahrung von Belegen. Was dafür gilt, steht in der Bundesabgabenordnung (BAO), nicht in einem Produktprospekt.

Was die BAO verlangt

• Sieben Jahre. Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sind nach § 132 Abs. 1 BAO sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei anhängigen Verfahren auch länger.
• Datenträger sind erlaubt. Nach § 132 Abs. 2 BAO dürfen Belege auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist. Liegen Unterlagen nur digital vor, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.
• Ursprünglicher Inhalt bleibt ersichtlich. Nach § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen auf Datenträgern nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Die vollständige, richtige und lückenlose Erfassung soll durch eine Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen überprüfbar sein.
• Lesbar auf Verlangen. Wer digital aufbewahrt, muss nach § 132 Abs. 3 BAO auf eigene Kosten die Hilfsmittel bereitstellen, um die Unterlagen lesbar zu machen, und bei Bedarf dauerhafte Wiedergaben auf Datenträgern liefern.

Das Wort „revisionssicher“ kommt in diesen Bestimmungen nicht vor. Es ist ein Begriff der Anbieter, der die Anforderungen zusammenfasst: Original bleibt sichtbar, Änderungen werden protokolliert, alles bleibt über die Frist lesbar. Ob eine konkrete Einrichtung diese Anforderungen erfüllt, hängt von Konfiguration und Betrieb ab. Das gilt für ein DMS genauso wie für SharePoint. Die Details der Rechtslage, inklusive der Sonderregeln für elektronische Rechnungen, stehen im Beitrag Belege digital archivieren: was die BAO verlangt.

Wie SharePoint im Standard damit umgeht

Die Versionierung bewahrt frühere Fassungen auf, aber sie ist kein Schutz vor Löschen. Laut Microsoft gehört die Berechtigung „Versionen löschen“ standardmäßig zu den Berechtigungsstufen Vollzugriff, Entwerfen und Mitwirken, also auch zu den normalen Mitgliedern einer Website. Gelöschte Dateien wandern in den Papierkorb und werden nach insgesamt 93 Tagen in erster und zweiter Stufe endgültig entfernt. Wird eine Rechnung versehentlich oder absichtlich gelöscht, ist die Datei im Standard-SharePoint nach drei Monaten endgültig weg.

Wie SharePoint mit Microsoft Purview damit umgeht

Microsoft 365 bringt dafür die Aufbewahrung über Microsoft Purview mit. Wird eine Aufbewahrungsrichtlinie auf eine SharePoint-Website angewendet, legt SharePoint eine verborgene Aufbewahrungsbibliothek an. Ändert oder löscht jemand ein Dokument, das unter Aufbewahrung steht, wird laut Microsoft eine Kopie des Originals in diese Bibliothek gelegt; die Person kann weiterarbeiten, das Original bleibt für die Dauer der Aufbewahrung erhalten, und Versionen lassen sich in dieser Zeit nicht löschen. Mit Aufbewahrungsbezeichnungen, die Dateien als Datensatz kennzeichnen, lassen sich gesperrte Dokumente zusätzlich gegen Bearbeiten und Löschen schützen; als regulatorischer Datensatz (regulatory record) gekennzeichnete Dateien können laut Microsoft gar nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.

Die Lizenz dafür ist in Microsoft 365 Business Premium, E3 und E5 enthalten; die Microsoft-Dokumentation nennt diese Pläne für das Erstellen und Veröffentlichen von Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen (Stand 11. November 2026). Business Basic und Business Standard werden dort für die Aufbewahrung in SharePoint nicht genannt. Was das für die Planwahl bedeutet, steht im Lizenz-Guide zu Microsoft 365.

Damit ist ein wichtiger Teil der Anforderungen technisch abgedeckt, aber eben nur dieser Teil. Die Aufbewahrung sagt nichts darüber, ob der Beleg richtig erkannt, geprüft, freigegeben und mit dem Buchungssatz verknüpft wurde. Und sie muss eingerichtet, dokumentiert und bei jeder neuen Website mitgedacht werden. Ob die Einrichtung in Ihrem Fall den Anforderungen der BAO genügt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Wie ein DMS damit umgeht

Für ein DMS ist die unveränderbare Ablage mit Protokoll der Normalfall und kein Zusatzmodul: Der Beleg wird beim Archivieren festgeschrieben, Zugriffe, Anmerkungen und Freigaben werden typischerweise mit Person und Zeitpunkt protokolliert, und die Aufbewahrungsfrist hängt an der Belegart. Der Unterschied zu SharePoint liegt also weniger darin, was technisch möglich ist, sondern darin, was ohne eigenes Konfigurationsprojekt als Standard mitkommt.

Der Vergleich in acht Kriterien

Die Tabelle stellt SharePoint im Standard, SharePoint mit eingerichteter Purview-Aufbewahrung und ein DMS am Beispiel Accantum gegenüber. Angaben zu Accantum sind Herstellerangaben vom 11. November 2026 und wurden nicht unabhängig geprüft.

Die Tabelle zeigt das Muster: Je weiter rechts, desto mehr ist für Belege im Standard enthalten, und desto weniger ist es für Arbeitsdokumente gedacht. Deshalb laufen in vielen Betrieben beide Systeme nebeneinander, mit klarer Zuordnung, welches Dokument wohin gehört.

Die Entscheidung in fünf Fragen

Die folgenden Fragen sind Empfehlungen aus der Beratungspraxis, keine gesetzlichen Vorgaben. Sie helfen, die Entscheidung an den eigenen Abläufen festzumachen statt an Funktionslisten.

1. Wie viele Belege fallen an, und wie viele Personen fassen sie an? Wenige Eingangsrechnungen, die eine Person ablegt und an die Steuerberatung weitergibt, rechtfertigen selten ein eigenes System. Viele Belege mit mehreren Beteiligten, Rückfragen und Suchaufwand sind der klassische Fall für ein DMS.
2. Gibt es eine Prüfung und Freigabe mit mehreren Stufen? Sachliche Prüfung, kaufmännische Freigabe, Vertretung im Urlaub, Erinnerung bei Fristen: Das ist Workflow. In SharePoint müssen Sie ihn bauen, im DMS konfigurieren Sie ihn.
3. Sollen Belege mit Vorgängen im ERP verknüpft sein? Wer aus dem Auftrag im ERP direkt zur Eingangsrechnung springen will, braucht eine Schnittstelle. Für Betriebe mit VenDoc ist die Echtzeit-Schnittstelle zu Accantum laut Hersteller vorhanden; wie die Anbindung in einem Einführungsprojekt geplant wird, steht im Beitrag VENDOC einführen.
4. Wer pflegt die Merkmale? Spalten in SharePoint sind nur so gut wie die Disziplin, sie zu befüllen. Wenn niemand Zeit dafür hat, bleibt die Suche beim Dateinamen. Eine Belegerkennung nimmt diese Arbeit ab, muss aber eingelernt und geprüft werden.
5. Wie weisen Sie bei einer Prüfung nach, dass Belege unverändert sind? Wer heute auf „das hat niemand angegriffen“ vertraut, hat keinen Nachweis. Entweder Sie richten die Purview-Aufbewahrung ein und dokumentieren sie, oder Sie archivieren Belege in einem DMS, das das Protokoll mitliefert. Welche Variante für Ihre Unterlagen ausreicht, besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Drei typische Konstellationen

Die folgenden Konstellationen sind vereinfachte Muster aus der Beratungspraxis, keine Kundenbeispiele. Sie zeigen, wie die fünf Fragen in der Praxis beantwortet werden.

SharePoint reicht: Dienstleister mit externer Buchhaltung

Ein Beratungs- oder Planungsbüro mit überschaubarem Belegaufkommen, dessen Buchhaltung bei der Steuerberatung liegt. Belege werden gesammelt und regelmäßig übergeben; die Arbeit findet in Angeboten, Berichten und Projektunterlagen statt. Hier ist SharePoint mit einer geordneten Struktur, klaren Berechtigungen und einer eingerichteten Aufbewahrungsrichtlinie meist die passende Lösung. Zu klären bleibt, wo die Belege für die sieben Jahre tatsächlich liegen, im eigenen SharePoint oder im System der Steuerberatung, und dass dieser Ort die Anforderungen der BAO erfüllt.

Beides: Handel oder Produktion mit ERP

Ein Betrieb mit Wareneingang, Lieferscheinen, vielen Eingangsrechnungen und einem ERP, in dem Bestellungen und Aufträge laufen. Hier teilt sich die Welt sauber: Arbeitsdokumente, Kalkulationen und Projektordner bleiben in SharePoint, Belege und Verträge gehen in das DMS, das mit dem ERP verknüpft ist und die Freigabe steuert. Der Nutzen entsteht vor allem im Rechnungseingang, wo heute Papier oder PDF-Anhänge zwischen Postfächern wandern.

Erst prüfen, dann entscheiden: Betrieb mit SharePoint, der eine Rechnungsfreigabe will

Ein Betrieb hat den Fileserver nach SharePoint gebracht und möchte nun die Rechnungsfreigabe digitalisieren. Hier lohnt sich eine ehrliche Aufwandsschätzung: Freigabe über Power Automate, Aufbewahrung über Purview und Merkmale von Hand sind machbar, aber drei Baustellen, die jemand pflegen muss. Sobald Belegerkennung und ERP-Verknüpfung dazukommen, ist das DMS in der Regel der kürzere Weg, weil diese Bausteine dort im Standard zusammenarbeiten. Bleibt es bei der reinen Freigabe weniger Belege, kann SharePoint ausreichen.

Häufige Fragen

Fazit

SharePoint und ein DMS konkurrieren weniger, als es scheint. SharePoint ist die richtige Ablage für Arbeitsdokumente und mit Purview-Aufbewahrung auch in der Lage, Dateien unverändert zu bewahren, wenn jemand das einrichtet und pflegt. Ein DMS ist die richtige Ablage für Belege, weil Erkennung, Freigabe, Protokoll und ERP-Anbindung dort im Standard zusammenspielen. Die Entscheidung fällt an fünf Fragen: Belegmenge, Freigabestufen, ERP-Verknüpfung, Pflege der Merkmale und Nachweis bei der Prüfung. Wer sie ehrlich beantwortet, weiß meist schnell, ob die vorhandene Dateiablage reicht oder ob die Belege ein eigenes Zuhause brauchen.

Quellen und Stand

Stand der fachlichen Prüfung: 11. November 2026. Alle Quellen wurden an diesem Tag abgerufen.

• § 131 BAO, Führung von Büchern und Aufzeichnungen (Abs. 1 Z 6 lit. b zu Datenträgern und Protokollierung), Bundesrecht konsolidiert: RIS, Dokument NOR40274681
• § 132 BAO, Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrung auf Datenträgern, Bundesrecht konsolidiert: RIS, Dokument NOR12057374
• Microsoft Support, „Funktionsweise der Versionsverwaltung in Listen und Bibliotheken“ (Versionierung standardmäßig aktiv, 500 Versionen, Berechtigung „Versionen löschen“): support.microsoft.com
• Microsoft Learn, „Learn about retention for SharePoint and OneDrive“ (Aufbewahrungsbibliothek, Papierkorb 93 Tage, Datensätze, Versionen unter Aufbewahrung): learn.microsoft.com
• Microsoft Learn, „Microsoft Purview service description“ (Lizenzen für Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen): learn.microsoft.com
• Accantum, Produktseite Dokumenten-Management-System (Belegerkennung, Workflow-Modul, Berechtigungen, Archivierung, IDW PS 880, Exchange-Connector): accantum.de/dokumentenmanagement; Schnittstellen (API, VenDoc, SAP, SharePoint Online): accantum.de/produkte/schnittstellen
• Angaben zum ROUBE-Angebot: Dokumentenmanagement (DMS) für KMU, SharePoint und Intranet (abgerufen am 11. November 2026).

Die Einteilung in Dokumentarten, die fünf Entscheidungsfragen und die drei Konstellationen sind Empfehlungen aus der IT-Betreuung und keine gesetzlichen Vorgaben. Herstellerangaben zu Accantum und Microsoft sind als solche gekennzeichnet und wurden nicht unabhängig geprüft; Funktionsumfänge und Lizenzbedingungen ändern sich.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob Ihre Ablage den Anforderungen der BAO und anderer Vorschriften genügt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.